Kao važan oblik poslovne komunikacije, prezentacije pružaju priliku da se jasno i efikasno predstavi ideja, proizvod, radna ili partnerska inicijativa ili interna organizacija kompanije. Budući da se u savremenom poslovnom svetu prezentacije koriste kao važan alat na sastancima u različite svrhe, vrlo je važno znati kako se njima pravilno koristiti u cilju ostvarivanja svojih namera.
Kvalitetna prezentacija smanjuje mogućnost pogrešnog razumevanja i jasno odgovara na sva eventualna pitanja zaposlenih. Na taj način, smanjuje se nivo nepotrebnog stresa i štedi vreme koje bi se eventualno utrošilo na rešavanje nesuglasica.
Plan prezentacije
Kao i svaki poslovni korak, prezentacije treba pažljivo planirati. Pre svega, trebali biste imati na umu konkretan cilj i temu, odnosno šta tačno želite da postignete svojim izlaganjem. Nakon toga, možete pristupiti izradi prezentacije korak po korak kako biste došli do željenog zaključka. Pre nego što počnete sa sastavljanjem sadržaja bilo bi dobro da kreirate okvir koji uključuje ključne tačke, kako biste bili sigurni da ćete moći da odgovorite na sva moguća pitanja o datoj temi. Argumentovani odgovori otkloniće sve nedoumice kada se radi o sadržaju koji se objašnjava. Pažljiva izrada nacrta doprineće kako kvalitetu, tako i razumevanju cilja vaše prezentacije.
Korisna oprema
U zavisnosti od složenosti prezentacije, kao i zadate teme, biće vam potrebna odgovarajuća korisna oprema. Prostorija u kojoj se sastanak održava bi trebalo da bude opremljena u skladu sa zahtevima i potrebama određene vrste posla. Dostupne i uvek dobre opcije su kompjuterska oprema ili table za crtanje. Raznovrstan kancelarijski materijal je od velike pomoći jer štedi vreme na poslovnim sastancima i omogućava vam da se koncentrišete na rad, ne brinući o sitnicama. Prezentacije su često centralni dio sastanka i treba im posvetiti potrebnu pažnju, jedr predstavljaju najlakši način za objašnjavanje i prenošenje ideja. Dobar projektor, tablet za crtanje ili kompjuter će vam uveliko olakšati posao.
Preglednost
Kada je u pitanju izgled prezentacije, nemojte se baviti estetikom izvan njenog sadržaja, već se pobrinite da svi njeni elementi služe svrsi naglašavanja poente i olakšavanja njenog razumevanja. Upotreba boje treba biti ograničena i relevantna za značenje. Recimo, naslove svake jedinice možete označiti jednom bojom, a titlove drugom, time naglašavajući ključne delove. Prezentacije se ne ocenjuju na osnovu estetike, već smislene implementacije onih elemenata koje uključite u nju. Urednost omogućava bolju preglednost, a samim tim i bolje razumevanje. Takođe, važno je naglasiti da vaš rad na prezentaciji istovremeno predstavlja i vas, te se potrudite da bude uredna i pregledna.
Donošenje bitnih odluka
Neki poslodavci vole da čuju povratne informacije pre donošenja važnih odluka koje mogu promeniti način na koji kompanija radi. Ako je zaposleni taj koji treba da obavi posao koji je planiran, veoma je važno saslušati ga kako biste dobili stvarne informacije o poslu, dužini trajanja projekta i vremenu za obavljanje određenog posla. Prezentacije koje postavljaju sva ova pitanja mogu da budu dobar alat koji omogućava uvid u mišljenje zaposlenih. Osim toga, neki poslodavci uključuju zaposlene u sve važne i značajne promene u poslovanju kompanije, a na takvim sastancima se često dele informacije o napretku kompanije i svim promenama koje će se eventualno dogoditi u budućnosti.
Tok sastanka
Važno je unapred planirati sastanke, jer svaka diskusija koja uključuje više od dva učesnika može lako skrenuti sa teme. Kako se to ne bi desilo potrudite se da otvorite sve tačke dnevnog reda u predviđenom vremenu. Ako se tokom sastanka pojavi neko pitanje koje nije vezano za zadatu temu, ali se odnosi na unapređenje poslovanja, vratite učesnika na trenutno pitanje i u tom slučaju organizujte odvojenu individualnu ili grupnu diskusiju. Nakon što završite sve planirane korake, napravite rezime i prosledite sažetak rezultata svim učesnicima. Dobra je ideja objasniti dnevni red na samom početku sastanka, kako bi učesnici mogli razumeti o kojim temama ćete razgovarati i koje informacije ćete sa njima podeliti.
Poslovni sastanci su jedan od najvažnijih aspekata uspešnog poslovanja i bilo bi dobro da se redovno održavaju, bez obzira na veličinu kompanije. Korišćenje prezentacija vam uveliko može olakšati taj posao i nakon nekoliko uspešnih sastanaka, uvidećete benefite koje one donose.